Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger Trafsys AS og Norphonic AS (heretter kalt Selskapet)

Åpenhetsloven underbygger selskapets strategiske retning om bærekraftig utvikling som innbefatter både klima, arbeidsmiljø og mennesker. Denne strategiske retningen om bærekraftig utvikling, utvidet til å omfatte mennesker og deres grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, er nedfelt som en kjernesatsing i selskapets strategiske fundament.

En generell beskrivelse av selskapets organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Selskapet har et Kvalitetssystem som er etablert, dokumentert, iverksatt og vedlikeholder et system for kvalitets- og miljøstyring og kontinuerlig forbedrer dets virkning iht. kravene i NS-EN ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. Systemet for kvalitets- og miljøstyring er bygget opp med prosedyrer, håndbøker og rutiner. Prosessbeskrivelser, arbeidsinstrukser, dokumentmaler og kvalitetsplaner er dekket i Kvalitetssystemets Nivå 4. Åpenhetsloven har fra juli 2022 blitt utarbeidet med hensyn til å skape god dokumentasjon for implementasjon i Kvalitetssystemet. Dette for å stå best mulig rustet med tanke på lovens krav.

I kvalitetssystemet har vi laget flere nye dokumenter, i tillegg til å gjøre endringer i andre dokumenter.
De nye og mest sentrale dokumentene er:

• Skjema Aktsomhetsvurdering / risikovurdering
• Personvernerklæring
• Erklæring om forretningsetikk og samfunnsansvar / Code of Business Conduct
• Tiltaksplan - Åpenhetsloven

Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som Selskapet har avdekket gjennom aktsomhetsvurderinger

Etter Åpenhetsloven § 4 har selskapet en plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger.

Dette innebærer at selskapet må forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer, kartlegge faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser, følge med på gjennomføringen og resultatene av slike tiltak, kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert, samt sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger har startet. Det er utarbeidet en sjekkliste, men det har ikke vært tid til å gjennomføre en konkret vurdering enda. Det har ikke oppstått hendelser/situasjoner i forhold til våre samarbeidspartnere og leverandører som skulle tilsi at det var grunn til å foreta en aktosomhetsvurdering. Utgangspunktet for første aktsomhetsvurdering av leverandør som skal gjennomføres vil være pga. leverandørens geografiske lokasjon.

Opplysninger om tiltak som selskapet har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene

Av selskapets større leverandører er noen utenlandske og har på sine nettsider ulike redegjørelser for deres forhold til CSR (Corporate Social Responsibility) og OECDs retningslinjer. Selskapet har i kraft av sin posisjon og størrelse et særlig ansvar for, og mulighet til, å påvirke i positiv forstand, etterlevelse og beskyttelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

I arbeidet til nå har det ikke blitt avdekket negative konsekvenser eller risiko for negative konsekvenser, og det er heller ikke iverksatt tiltak per dags dato. Det er viktig å merke seg at dette er et pågående arbeid som vil fortsette i henhold til Tiltaksplanen og redegjørelsen for å møte kravene i Åpenhetsloven. Basert på en risikovurdering skal vi sende ut krav om opplysninger til leverandører som vi mener må vurderes spesielt og mer inngående enn en kategorivurdering av leverandør.

Dette er en redegjørelse fra selskapet om vår organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med Åpenhetsloven. Det gir også informasjon om eventuelle avdekkede negative konsekvenser eller risiko for slike konsekvenser gjennom aktsomhetsvurderinger samt tiltak som er iverksatt eller planlegges iverksatt for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser.

Vurderinger og tiltak utført i 2023 viser at selskapet utfører forretningsvirksomhet i samsvar med vår policy om bærekraftig utvikling og at vår drift er i samsvar med åpenhetslovens intensjon og formål.