Behandling av personopplysninger ved rekruttering

Formål
Formålet med denne rutinen er å sikre at personopplysninger som mottas i forbindelse med rekruttering, behandles i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR), og at kandidater til stillinger hos oss opplever trygghet og tillit til vår håndtering.

1. Mottak av søknader
Søknader mottas via Finn.no eller direkte. Når søknaden sendes via Finn.no, gjelder deres brukervilkår og personvernbetingelser for behandlingen frem til vi mottar dokumentene til vår e-postadresse. Ved mottak via e-post direkte til oss vil søknadsdokumentene umiddelbart flyttes over til et dedikert og sikkert lagringsområde.

2. Lagring og tilgang
Søknadsdokumenter lagres i et adskilt og tilgangsstyrt område som kun er tilgjengelig for personer involvert i rekrutteringsprosessen. Dette sikrer konfidensialitet og reduserer risikoen for uautorisert tilgang.

Vi bruker ikke e-post til å videresende eller lagre søknadsdokumenter internt. E-poster med søknader slettes fortløpende etter at innholdet er overført til det sikre lagringsområdet. E-postmappen ryddes og slettes jevnlig.

3. Behandling og bruk av opplysningene
Personopplysningene brukes kun til formål knyttet til den aktuelle rekrutteringen. Behandlingen skjer i henhold til:

• Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning)
• Artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), ved eventuell videre lagring for fremtidige rekrutteringsmuligheter

4. Avslutning av rekrutteringsprosess
Etter avsluttet rekrutteringsprosess sperres tilgangen til det dedikerte lagringsområdet. Søknadsdokumenter slettes senest seks måneder etter prosessens slutt, med mindre kandidaten har gitt samtykke til videre oppbevaring.

5. Rettigheter og kontakt
Kandidater til stillinger hos oss har rett til å be om innsyn, retting eller sletting av egne opplysninger, og til å trekke tilbake samtykke. Henvendelser kan rettes til jobb@trafsys.no.

Ved brudd på reglene har kandidaten rett til å klage til Datatilsynet.

Ikrafttredelse og vedlikehold
Denne rutinen gjelder fra 16.04.2025 og gjennomgås jevnlig for å sikre at den er oppdatert og i tråd med gjeldende regelverk.