Åpenhetsloven
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger Trafsys AS og Norphonic AS (heretter kalt Selskapet)
Åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, samt å sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan den enkelte virksomhet håndterer negative konsekvenser for slike menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Åpenhetsloven underbygger selskapets strategiske retning om bærekraftig utvikling, som innbefatter både klima, arbeidsmiljø og mennesker. Denne strategiske retningen, utvidet til å omfatte mennesker og deres grunnleggende rettigheter samt anstendige arbeidsforhold, er nedfelt som en kjernesatsing i selskapets strategiske fundament.
Organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner
Selskapet har et kvalitetssystem som er etablert, dokumentert, iverksatt og vedlikeholdt i henhold til kravene i NS-EN ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. Systemet for kvalitets- og miljøstyring er bygget opp med prosedyrer, håndbøker og rutiner. Prosessbeskrivelser, arbeidsinstrukser, dokumentmaler og kvalitetsplaner er dekket i kvalitetssystemets dokumentstruktur. For å sikre etterlevelse av åpenhetsloven er det utarbeidet relevant dokumentasjon og prosesser for implementering i kvalitetssystemet.
Det er laget flere nye dokumenter, samt foretatt endringer i eksisterende dokumenter for å styrke selskapets arbeid med åpenhetsloven. De mest sentrale dokumentene inkluderer:
- Skjema for aktsomhetsvurdering og risikovurdering
- Personvernerklæring
- Erklæring om forretningsetikk og samfunnsansvar (Code of Business Conduct)
- Tiltaksplan knyttet til åpenhetsloven
Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko
I henhold til åpenhetsloven skal selskapet gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Dette innebærer:
Forankring av ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
Kartlegging av faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Iverksetting av tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser
Oppfølging av gjennomføringen og resultatene av slike tiltak
Kommunikasjon med berørte interessenter og rettighetshavere
Samarbeid om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er påbegynt. Det er utarbeidet en sjekkliste, men det er ennå ikke gjennomført en konkret vurdering. Det har ikke oppstått hendelser eller situasjoner knyttet til samarbeidspartnere og leverandører som tilsier behov for en umiddelbar aktsomhetsvurdering. Den første vurderingen av leverandører vil ta utgangspunkt i geografisk lokasjon som en risikofaktor.
Tiltak for å begrense risiko og resultater av tiltak
Flere av selskapets større leverandører er utenlandske og har publisert redegjørelser om sitt arbeid med samfunnsansvar (CSR) og etterlevelse av OECDs retningslinjer. Selskapet har et ansvar for å bidra til beskyttelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Per dags dato er det ikke avdekket negative konsekvenser eller risiko for slike konsekvenser, og det er heller ikke iverksatt spesifikke tiltak. Dette er et pågående arbeid som vil fortsette i henhold til selskapets tiltaksplan. Basert på risikovurderinger vil det sendes ut forespørsler om opplysninger til leverandører som anses å ha behov for en grundigere vurdering.
Denne redegjørelsen beskriver selskapets organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med åpenhetsloven. Den gir også informasjon om eventuelle avdekkede konsekvenser og tiltak som er eller planlegges iverksatt.
Vurderinger og tiltak gjennomført i det siste året viser at selskapet driver sin virksomhet i samsvar med sin policy om bærekraftig utvikling og i tråd med åpenhetslovens intensjon og formål.